روش های استفاده از توابع در اکسل

نرم افزار مایکروسافت آفیس اکسل از بسته نرم افزارهای آفیس از زمان تولید خود به سبب داشتن امکانات بسیار چه در زمینه کارهای روزمره و چه در زمینه کارهای اداری به سبب صرفه جویی در انرژی و زمان همواره جزء نرم افزارهای محبوب و موردنیاز برای عموم مردم بوده است. بخش مهم اکسل فرمول نویسی و استفاده توابع می باشد. استفاده از توابع در اکسل می تواند کاربر را در پیشبرد اهداف خود یاری کند.

روش های استفاده از تابع

زمانی استفاده از توابع می تواند سودمند باشد که به درستی مورد استفاده قرار گیرد. با توجه به پیچیدگی توابع روش استفاده از توابع به دو دسته تقسیم می شود:

1. تایپ تابع
2. استفاده از زبانه Insert function

روش های استفاده از تابع در اکسل: تایپ تابع و استفاده ار insert function

تایپ تابع

تایپ تابع به مهارت بسیاری نیازمند است. هم از حیث تسلط شما به علم تابع و هم زبان انگلیسی. شما باید تمام عناصر یک تابع را به خوبی بشناسید و از نظر تایپی نیز بر آن مسلط باشید. این امر شاید در مورد توابع شناخته شده و پرکاربرد مفید باشد. اما قطعاٌ در مورد توابع پیچیده بسیار سخت خواهد بود.

روش استفاده Insert function

هنگامیکه نرم افزار اکسل را باز می کنید اگر از نوار ابزار بالا گزینه Formulas را انتخاب نمایید. پنجره Insert Function برای شما باز خواهد شد که با انتخاب آن انواع فرمول ها برای شما نمایش داده خواهد شد. وقتی شما از قسمت Select a function یک تابع را انتخاب می کنید به صورت خودکار توضیحاتی در خصوص تابع مانند تعداد آرگومان به نمایش گذاشته می شود. نرم افزار اکسل توابع را براساس نوع فعالیت شان گروه بندی می کند که می توانید در همین پنجره در قسمت or select a category ملاحظه نمایید.

با این وجود به کاربران توصیه می شود به منظور جلوگیری و کاهش خطا گزینه  Auto Complete را فعال نمایید.

نحوه فعال کردن Auto Complete

برای فعال کردن Auto Complete به ترتیب زیر عمل کنید:

1. پس از باز کردن برنامه اکسل از نوار ابزار بالا بر روی زبانه File کلیک نمایید و گزینه option را انتخاب نمایید.
2. در پنچره باز شده زبانه Advance را انتخاب نمایید.
3. در قسمت Editing options، گزینه Enable Auto Complete for cell values را می توانید فعال و با برداشتن تیک غیر فعال نمایید.

زمانیکه شما این گزینه را فعال می کنید. به محض اینکه در خانه مورد نظر خود شروع به فرمول نویسی و نوشتن علامت مساوی و اولین حرف می کنید در زیر خانه لیستی از توابعی که با آن حرف شروع می شود برای شما باز می شود. به تبع با تایپ حروف بیشتر تعداد تابع ها محدود تر می شود و با بالا و پایین کردن موس توضیحاتی در کنار تابع ها به نمایش گذاشته می شود. بعد از انتخاب تابع به کمک ابزار توضیح، توضیحات کاملی از تابع به نمایش گذاشته می شود.

معرفی برخی توابع

در اینجا به توضیح در مورد برخی توابع پرکاربرد و مهم نرم افزار اکسل می پردازیم.

• تابع SUMIF: تعداد آرگومان سه عدد می باشد و به صورت زیر نوشته می شود:

(SUMIF (Check Range; Criteria; Sum Range =

فرض کنید شما می خواهید عملکرد مریم را بدست آورید. جدولی دارید که اسامی بچه ها از خانه A2 تا A8 و تعدا کارکرد آنها در خانه B1 الی B8 نوشته شده است و چند خانه شامل عملکرد مریم است. بنابراین عملکرد مریم بر طبق تابع Sumif  به صورت زیر محاسبه می شود:

=SUMIF(A1:A8;”مریم”B1:B8)

• تابع MIN: تعداد آرگومان حداکثر 255

(…; MIN (Number1; Number2، مثال:  ( 2;1 )MIN =  که نتیجه آن 1 می شود.

• تابع LOG: تعداد آرگومان 2 عدد می باشد.

(LOG (number; base، با توجه به تعریف لگاریتم این تابع عملکرد یک عدد را در مبنای مشخصی برمی گرداند.

• تابع Average: تعداد آرگومان حداکثر 255

( …;AVERAGE( number1 ; number2، عملکرد این تابع کاملاٌ مشخص است و میانگینی حسابی از آرگومان ها را می دهد.

• تابع SIN: تعداد آرگومان یک می باشد و سینوس زاویه تعیین شده را محاسبه می کند.  (SIN(number

شما می توانید جزئیات بیشتر در مورد توابع را با آموزش  دوره Microsoft Office Excel 2016 و دوره Microsoft Office Excel Expert 2016 در مجتمع فنی تهران فرابگیرید.

برای مشاهده سرفصل دوره های اکسل می توانید در بخش آموزش ICDL بر روی اسم دوره کلیک نمایید.